Faire entrer un parent ou un proche en EHPAD est une étape marquante, souvent vécue dans l’urgence et avec beaucoup d’émotion. Au-delà de la question du choix de l’établissement, une étape très concrète se pose rapidement : celle du dossier d’admission. De quoi est-il composé ? Qui doit le remplir ? Faut-il l’envoyer partout ? La Fondation FILSEINE vous accompagne pas à pas pour y voir plus clair.
Qu’est-ce qu’un dossier d’admission en EHPAD ?
Le dossier d’admission est le document de référence qui permet à un établissement d’évaluer la situation d’une personne âgée et de déterminer si elle peut être accueillie dans de bonnes conditions. Il s’agit d’un dossier national unique, utilisé par l’ensemble des EHPAD en France, ce qui vous évite de remplir un document différent pour chaque résidence contactée.
Il se compose de deux parties distinctes (CERFA 14732) :
• Un volet administratif, rempli par le futur résident ou sa famille : état civil, situation familiale, ressources, personnes à contacter en cas de besoin…
• Un volet médical, rempli par le médecin traitant : antécédents, traitements en cours, degré d’autonomie, besoins spécifiques d’accompagnement.
Ces deux volets sont indispensables : l’équipe médicale de l’établissement s’appuie sur le volet médical pour vérifier que la résidence est en mesure de répondre aux besoins de la personne, notamment en cas de perte d’autonomie importante ou de troubles cognitifs.
Les documents à joindre au dossier
En complément du dossier lui-même, il est généralement demandé de fournir :
• une pièce d’identité ou un livret de famille ;
• les justificatifs de ressources (avis d’imposition, relevés de pension) ;
• une attestation de mutuelle ;
• le cas échéant, les décisions relatives à une mesure de protection juridique (tutelle, curatelle) ;
Chaque résidence peut demander une ou deux pièces complémentaires selon sa situation ; l’équipe administrative de l’établissement vous indiquera précisément ce qu’il faut fournir.
Comment se procurer le dossier ?
Le dossier d’admission est téléchargeable directement sur le site de la Fondation Filseine, sur la page de chacune de nos résidences et à la fin de cet article. Vous pouvez également le demander directement auprès de l’établissement de votre choix, par téléphone ou lors d’une visite.
À qui envoyer le dossier ?
Pour une demande anticipée ou dite par précaution, il n’est pas nécessaire de multiplier les envois à des dizaines d’établissements différents. Il est préférable de cibler 2 à 3 résidences correspondant réellement à vos critères (localisation, type d’accompagnement, disponibilité), et de vous rapprocher directement de leurs équipes pour un suivi personnalisé de votre demande.
Pour une demande urgente, il est préférable de cibler le maximum d’établissements.
Les demandes d’admission sont faites sur Via Trajectoire et sont saisies par le médecin traitant. Cela permet de cibler directement plusieurs établissements.
Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse ?
Les délais varient selon les établissements et les disponibilités du moment. Une fois le dossier complet reçu, l’équipe médicale l’étudie afin de confirmer que l’accompagnement proposé correspond bien aux besoins de la personne. En cas de disponibilité immédiate, l’admission peut parfois se faire en quelques jours ; en l’absence de place disponible, votre dossier reste actif et vous serez recontacté dès qu’une place se libère.
N’hésitez pas à rester en contact régulier avec l’établissement pour connaître l’avancement de votre demande, notamment si la situation évolue (hospitalisation, perte d’autonomie soudaine).
Nos conseils pour un dossier bien préparé
• Anticipez dès que possible. Même sans urgence immédiate, constituer le dossier en amont permet d’éviter le stress d’une recherche dans l’urgence.
• Impliquez le médecin traitant tôt. Le volet médical prend parfois du temps à obtenir ; pensez à le demander dès le début de vos démarches.
• N’hésitez pas à visiter les résidences. Rencontrer les équipes et découvrir le lieu de vie aide à faire un choix plus serein, pour la personne concernée comme pour sa famille.
• Posez toutes vos questions. Nos équipes sont là pour vous accompagner à chaque étape, y compris sur les aides financières disponibles (APA, aide sociale à l’hébergement). Des travailleurs sociaux sont présents à la Fondation Filseine sur les établissements de Seine-Maritime afin de vous accompagner dans vos démarches.
Nos résidences à Rouen et ses environs
La Fondation FILSEINE gère plusieurs établissements à Rouen, Sotteville-lès-Rouen et dans l’Eure : Résidence Sainte-Anne, Résidence Saint-Joseph, Résidence Les Sapins, Résidence la Verte Colline, Résidence les Jardins de Nassandres. Chacune propose un accompagnement adapté aux besoins de chacun, dans un cadre chaleureux et attentif.
Vous souhaitez en savoir plus ou télécharger le dossier d’admission ? Consultez la page de la résidence qui vous intéresse, ou contactez directement nos équipes : elles se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans cette étape importante.
Aide Sociale
Le coût d’un hébergement en EHPAD représente une charge importante, et certaines personnes ne disposent pas de ressources suffisantes pour y faire face. Dans ce cas, il existe l’aide sociale à l’hébergement (ASH), versée par le Département : elle s’adresse aux personnes de plus de 65 ans (ou dès 60 ans en cas d’inaptitude au travail reconnue) dont les revenus sont inférieurs au montant des frais de séjour. Le Département avance alors la partie des frais non couverte, après examen des ressources de la personne et, selon les situations, de ses proches. Si vous pensez être concerné(e), voici les documents à réunir pour constituer votre demande auprès du CCAS de votre commune.
L’aide sociale est une avance, pas un don définitif : elle peut être récupérée par le Département dans certaines situations, par exemple si la situation financière du bénéficiaire s’améliore, en cas de donation faite peu avant ou après la demande, ou sur la succession au moment du décès. Le Département peut aussi inscrire une hypothèque légale sur les biens immobiliers du bénéficiaire en garantie de cette avance.
La demande entraîne également une enquête sur les ressources du demandeur, mais aussi de son conjoint et de ses enfants (« obligés alimentaires »), qui peuvent être sollicités pour participer aux frais.
Ces règles peuvent paraître complexes : n’hésitez pas à en discuter directement avec l’équipe de la résidence, qui pourra vous accompagner et vous orienter vers le CCAS de votre commune.
| À noter : La liste ci-dessus correspond aux pièces demandées par le Département de la Seine-Maritime. Pour nos résidences situées dans l’Eure, les pièces demandées peuvent différer légèrement : renseignez-vous auprès du CCAS de votre commune ou de l’équipe de la résidence concernée. |